仕事術

Todoistを用いたGTD式タスク管理術

2019.12.07

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Yasuyuki Tsubakizaka

こんにちは。ディレクターの椿坂です。

知識労働に従事しているビジネスパーソンは毎日大量のタスクに追われていると思います。タスクを処理しても処理しても次々に新しいタスクが発生して、またタスク管理に追われる。このスパイラルは相当なストレスです。

かく言う私もタスク管理に頭を悩ませる時期がありました。あるときひょんなことからGTD式のタスク管理法の存在を知り、実践することで劇的にストレスが緩和しました。

そこでこの記事では日々ストレスにさらされている知識労働者が、少しでもタスク管理のストレスから逃れられるように、私が日々実践しているGTD式のタスク管理術を紹介したいと思います。※GTDをベースにしつつもやや我流寄りですのでご容赦を。

GTD式タスク管理術をお勧めする方

  • 何度も「あれどうなってる?」と聞かれてしまう方
  • 日常的にタスクが生じて管理しきれていない方
  • もう何がなんだがわからない状態になってる方

基本的にナレッジワーカーであればおススメです。他にも頭の中がモヤモヤしていて、何から手を付けていいかわからない方にはGTDはおススメです。かなり頭がスッキリしますよ。

タスクを頭で管理出来ると思わない

まず、大前提ですが、そもそもタスクを頭の中で管理出来ると思わないことです。よくスケジュールやプロジェクトが破綻している人を目にしますが、こういった方はタスクを頭の中で管理しようとしている節があります。

脳は決まった容量しか記憶することは出来ません。無理に脳で管理しようとすればタスクの失念に繋がることはもちろんですが、それ以上にタスク管理がストレスに繋がり、精神的に参ってしまうケースも散見されます。

GTDとは?

まずは簡単にGTDの説明をします。

GTDとはGetting Things Done(ゲッティング・シングス・ダン)の略称です。個人のワークフロー管理手法で、米国のコンサルタントであるデビッド・アレン(David Allen)が提唱したものです。やるべきことが山のようにあったとしても頭をスッキリさせつつ、リラックスして高い生産性を発揮していく方法として定評があります。超多忙だったり物忘れの激しい知識ワーカーは必須のタスク管理方法でしょう。(最後に書籍のリンクを貼っておきます。)

Todoistを用意する

GTDの書籍では紙などのアナログツールで説明されています。しかし、変化の早いIT/Web界隈のビジネスパーソンが紙でタスクを管理するのは中々大変です。従って、今回は直観的かつシンプルに使えるタスク管理アプリ「Todoist」を用いてGTD式のタスク管理方法を紹介します。(ただ、タスクが脳以外に吐き出せるなら何でもOKです。紙が良い方は紙でも良いと思います。)

Todoistの利用はこちらから。(無料プランで十分使えます。スマホやPCのアプリも揃っています。)

Todoistを用いたGTD式タスク管理の流れ

まずはGTD式のタスク管理術は大まかにまとめます。基本的に難しいことは何もありません。以下の通りです。

STEP1.収集フェーズ 全ての仕事を頭の中から追い出す。
気になることを全てTodoistのinboxに収集する。

STEP2.処理と整理フェーズ 何をすべきかを明らかにして、整理する
―STEP2-1 今行動しなくてよいタスクの処理と整理
・やる必要のないもの→削除
・今やる必要は無いが、いつかやる。やりたい。→いつかやるプロジェクトへ

―STEP2-2 行動を起こす必要があるタスクの処理と整理
・2分以内でできる場合→すぐやる
・自分でしなくてもいいもの→人に任せて「連絡待ち」プロジェクトへ。
・自分がやるもの→日付とプロジェクトを入れて実行へ

STEP3.実行フェーズ 日時を設定して実行する
Todoistの「今日」に表示されているタスクを淡々と処理する

STEP4.レビューフェーズ-タスクが処理出来ているか確認する
最低週1回はTodoistを確認する

以上です。

図にすると以下のような流れになります。

たったこれだけ?と拍子抜けする方も多いですが、効果は絶大なのでまずはお試しを。

尚、GTDは書籍等では「処理」と「整理」が別々のフェーズに分かれています。またレビューと実行フェーズも正式には逆です。これは恐らく、GTDはもともと紙などアナログ媒体時代に生まれた手法のため、処理と整理が同時にできなかったためだと思われます。しかし、現代ではTodoistを始めとしたデジタルツールを活用すれば処理と整理は同時に実行可能ですので、私の手法では処理と整理をセットとして考えていきます。

STEP1.【収集フェーズ】気になることを全てinboxに格納する

STEP1は収集フェーズです。

まずは、片っ端から頭の中にある気になることをTodoistのinboxに入れていきましょう。この際にはあまり細かい言葉の言い回しや、言葉のレベル感を統一するなど、細かいことは気にしなく良いです。とにかく頭の中を空にするつもりでinboxにどんどん入れていきましょう。

尚、inboxに入れる内容は公私混同でも分別でもどちらでもOKです。

STEP2.【処理と整理フェーズ】何をすべきか明確にしてタスクをグルーピングする

STEP1の収集作業を実施するだけでも頭の中がかなりスッキリしたのではないでしょうか?inboxにタスクをまとめることができたら次のステップです。次のステップは「処理と整理」のフェーズです。

STEP1の収集は大雑把にタスクを収集しました。そのため、やるべきタスク、やる必要の無いタスクなどが混在しています。STEP2ではこれらのタスクを整理、処理していきます。

行うことは至ってシンプルです。
STEP1で集めたひとつひとつのタスクについて「あなたはそれについて行動を起こす必要があるか?」を基準に判断していきます。

STEP2-1.答えが「No」。行動を起こす必要がないタスクの処理と整理

答えがNoのものは以下の2つのいずれかになります。

  • ゴミ(現時点では無価値でもう必要のないもの)
  • 保留(今やる必要は無いが、いつか行動する必要が出てくるかもしれないもの)

※尚、正式なGTDでは「資料(あとで必要になるかもしれない情報)」という項目があります。私の記事では「タスク」に重点を絞っており、情報の整理は視野に入れていません。もし情報の整理も行いたい場合は、適宜3つ目の選択肢に資料という選択肢を加えてください。

1は簡単ですね。Todoistからどんどん削除していってください。

2はTodoistの「プロジェクト」機能を用いて「たぶんやる」や「いつかやる」という保留のニュアンスとなるプロジェクトを作成して、タスクをグルーピングしていきます。※名称は何でも良いです。

Todoistでは各タスクをプロジェクト単位に分別できます。分別はドラック&ドロップでインボックスから該当プロジェクトに移動させても良いですし、「#~」で該当プロジェクトに割り振ることも可能です。

STEP2-2. 答えが「Yes」。 行動を起こす必要があるタスクの処理と整理

次に、行動を起こす必要があるものを処理していきます。
起こすアクションは以下の3つになります。

  • 2分以内で出来るタスク→今すぐやる
  • 他の人がやる方が良いタスク→他の人に回して連絡待ちプロジェクトに
  • 自分がやる方が良いタスク→日付を入れてプロジェクトに

【注意!】タスクの解像度を高めて次に取るべき行動をハッキリさせる
すでにタスクが一覧化されているはずですが、こののフェーズでは実際の行動が必要になります。そしてこの「行動は」目に見える物理的な行動まで解像度を高めなければなりません。例えば、以下を見てください。

  • 引っ越し
  • A社のプランニング
  • 確定申告

これらは一見するとキレイにタスク化されているように見えますが、具体的な行動が一目ではわかりません。例えば「A社のプランニング」であれば、

  • A社へのヒヤリングアポイントの電話をかける
  • A社の〇〇様へ既存顧客リストを送ってもらうようにメールする
  • A社の競合他社リストをエクセルに書き出す

といった具合で目に見える物理的行動レベルまでタスクを分解していく必要があります。

もし、inboxに入っている「行動を起こす必要があるタスク」の中で 解像度が目に見える物理的な行動レベルでないものがあれば、全て分解して目に見える物理的な行動レベルまで分解しておきましょう。

Todoistではタスクを親子関係にできますのでサブタスクを追加しても良いですし、単純に親タスクを複数に分解してもOKです。

2分でやれることはさっさと処理する

2分でできることはすぐに処理してしまいましょう。尚、2分とはあくまで目安であって、人によっては5分でも10分でも構いません。要は「システムに入れる手間と変わらないようなものはさっさと処理してしまいましょう。」ということです。

任せたものは「連絡待ち」のプロジェクトに追加する

人に任せた場合、連絡のタスクが発生します。そこでプロジェクトに「連絡待ち」を追加して連絡待ちのタスクを日時指定と共に記述しておきましょう。ちなみに任せてしまったものは一旦忘れて脳のメモリを空けるようにしましょう。

ちなみに任せる人が複数人いるようなマネジャータイプは「連絡待ち」カテゴリーを「Aさん連絡待ち」というように人員ごとに分けても良いですし、タスク自体に「【Aさん】」などを付与しても良いと思います。(ラベル機能を使う手もありますがこちらはプレミアムプランですのでご注意を。)

自分でやるほうが良いものをプロジェクトリスト加えて実行フェーズへ

ここまで処理していくと最後は自分が処理すべきタスクだけが残ります。

これらは基本的にプロジェクトリストに加えていくことになります(単発で終了するタスクは無理にプロジェクトに分けなくてもOK)。プロジェクトの単位はご自身の管理のしやすいように調整して構いません。

Todoistはタスクだけでなく、プロジェクトも階層構造にできますので、自分の管理がしやすい形にカスタマイズしましょう。例えば私のTodoistは下図のようになっています。(数値や顧客名などは伏せてます。)

私のように「マーケティング」「採用」「セールス」といった業務レベルで区分しても良いですし、「ルーチン」「移動中」といった業務のタイプやシチュエーションなどもアリです。このあたりは運営の中で自分の業務にフィットするカテゴライズを発見してください。

ここまで来ましたらほとんどGTDは九分九厘達成です。

STEP3.【実行フェーズ】「今日」に表示されているタスクを淡々と処理する

あとは目に見える物理的な行動タスクを淡々と処理していくだけです。

先のフェーズにて「たぶんやる」に格納されているタスク以外には日付の指定をしたはずです。

日付が設定されているタスクは当日になれば「今日」の欄に全て表示されますの、「今日」に表示されているタスクを淡々と処理するようにしましょう。

STEP4.【レビューフェーズ】週1程度はプロジェクトがうまく回っているかチェックする

実際にレビューは最後に行うべきものではありません。日常的に確認し、発生するタスクはどんどんTodoistに追加してきましょう。手順はSTEP1~STEP3の流れが基本ですが、STEP1のような乱暴な収集は行う必要がなくなるはずです。慣れてくればタスクが生じた時点でSTEP2の「やる?やらない?」を瞬時に判断し、必要なタスクのみTodoistに追加できるようになります。

また、Todoistでタスクを管理してくると期限切れ(終えれなかった)タスクが増えてきます。ビジネスの現場は日に日に変化しますし、当初の予定通りタスクを消化できないことも当然あります。

週1回程度はTodoistチェックして、期限切れタスクの再調整や、うまくタスクが処理出来ているか、ルーチン化した方が良いもの、削除したほうがよいもの、いつかやるプロジェクトを実行できないか、などを確認するようにしましょう。

Todoistの便利な機能を活用する

Todoistには便利な機能が沢山あります。たとえば、ルーチンワークのようなタスクは「毎月〇〇日」と入力すれば毎月指定の日時になると自動的にタスクが表示されるようになります。

ほかにも Googleカレンダーにつなぎ込みもできたり、色々と便利な機能がありますので、興味のある方は調べてみてください。

Todoistの公式サイト

他のアプリケーションと併用する

ここまでGTDをTodoistを用いて実践する方法を紹介してきました。実際にTodoistを用いてGTDを実践してきた私の印象としては、Todoistは個人単位で力を発揮するアプリケーションのように感じています。

個人かつ、短期的なタスク処理には Todoistは素晴らしい力を発揮しますが、スケジュールの視覚化は出来ませんので、チーム単位やプロジェクト単位、中長期的なスケジュール管理にはやや不向きです。( Todoistは複数メンバーでタスクを共有可能ですが、プロジェクトの全体像は見えづらい)

Todoistはあくまでタスク管理ツールとして考え、中長期的なスケジュールを管理する場合には別途Googleカレンダーやガントチャートで進捗を視覚化しやすいアプリケーションを併用するのが良いでしょう。

この方法が少しでもタスク管理に追われている方のお役に立てれば幸いです。
もし、「他にもこんな良い方法があるよ!」という方はぜひ教えてください!。

最後にGTDの書籍のリンクを貼っておきます。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
https://www.amazon.co.jp/dp/4576082116/

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
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この記事の執筆者

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Yasuyuki Tsubakizaka

1988年生まれ。福井県出身。キオミル株式会社代表取締役。大学卒業後に都内Web制作会社に入社。2018年の退職までに300社以上のWebサイトをディレクション。2018年9月にキオミル株式会社を設立。得意領域はBtoBマーケティング、Webディレクション、プロジェクトマネジメント、法人営業、組織マネジメント。
「小さくても強くて優しい組織」を目指して、苦悩しつつも前向きに会社を経営中。ちなみにWeb制作業界に入った元々の理由は「なんとなくカッコいいから」。趣味は料理。

運営中のWebサイト

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