仕事術

ディープワークでWebディレクターの生産性を上げる

2020.01.20

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Yasuyuki Tsubakizaka

こんにちは。キオミル株式会社のディレクター椿坂です。

私は普段Web制作の現場に身を置いていますが、ディレクターの能力とプロジェクトの成否は密接に関連しているように感じます。プロジェクトを統括するディレクターの能力が低ければプロジェクトが停滞したり、破綻する危険性が増します。一方で優れたディレクターが率いるチームはクリエイターがのびのび働けますし、プロジェクトもスムーズに進行します。

プロジェクトが停滞する原因は様々ですが、ディレクターがプロジェクトのボトルネックになっているのは定番のケースと言えます。また、ディレクターがボトルネックになってしまう原因のひとつに「ディレクターの生産力」があるのではないかと考えています。

ディレクターはコーディングをしたり、デザインを制作することは基本的にありません。しかし、顧客やクリエイターと共有する設計書、指示書、提案書など各種ドキュメントを制作することはあります。

つまり、ディレクターにも生産性は求められるわけです。当然ながらドキュメントなどの制作が遅れたり、低質であればプロジェクトに支障をきたします。

生産性が高ければプロジェクトが停滞しないわけではありませんが、生産性が低いよりは高いほうが間違いなくプロジェクト停滞のリスクは軽減されるでしょう。

ということで、今日は生産性の高いディレクターになるために、生産性を爆増させるディープワークという考え方をシェアしていきたいと思います。

ディープワークとシャローワーク

ディープワークとは?

いきなりディープワークと言われても…。という状態だと思いますので、まずは言葉の意味をディープワーク提唱者のカルニューポートの著書から引用します。

ディープ・ワークとは
あなたの認識能力を限界まで高める、注意散漫の無い集中した状態でなされる職業上の活動。こうした努力は、新たな価値を生み、スキルを向上させ、容易に真似ることができない。

カル・ニューポート「大事なことに集中する」より

つまり、深く集中した状態で付加価値の高い業務を実行することです。

シャロー・ワークとは?

また、ディープワークを理解、実践するには相対するシャローワークについても理解しなければいけません。こちらもカルニューポートの著書から引用します。

シャロー・ワークとは
あまり知的思考を必要としない、補助的な仕事で、注意散漫な状態でなされることが多い。こうした作業はあまり新しい価値を生み出さず、誰にでも容易に再現することができる

カル・ニューポート「大事なことに集中する」より

つまり、思考能力をさほど必要としない、作業を実行することです。

忙しそうにしてるディレクターにありがちなこと

常に、「忙しい」と口癖のように嘆いているディレクターは、以下のような状態に陥っていることが多いように思います。

  • 多数のクライアントとメールのやり取りばかりしてる
  • 無数に飛び交う社内でチャットの対応ばかりしてる
  • 打ち合わせや電話対応が多く、時間を細切れにしている
  • 突然入ってきた修正や調整ばかりしてる
  • 一日中SNSやネットで現実逃避している(笑)

いずれも仕事なのは間違いありません(最後は微妙ですが笑)。しかし、これらの業務は大して思考能力を用いることのない簡単な作業です。つまり、先に述べたシャローワークに該当します。シャローワークは大抵の場合、プロジェクト進行に大きな影響を与えません。

また、厄介なのが、シャローワークは細かく数が多いことから、たくさん仕事をした気になれてしまいます。しかし、忙しさ=成果ではありません。実際に忙しそうにしてる人も蓋を空けてみると「今日はメールしかしてない」「打ち合わせしかしてない」なんてこともあるわけです。

ディレクターはシャローワークまみれ

とはいえディレクターが忙しい職種であることは間違いありません。組織にもよりますが、ディレクターからデザイナー、エンジニアへと業務をリレーションしていく分業型Web制作会社の場合、デザインとプログラミング以外の業務は全てディレクターが兼務する場合もあります。

また、小規模のWeb制作会社であれば、ディレクション以外に経理的業務やその他の雑務までディレクターに集中する可能性があります。 (少なくとも私はそうです。)

さらに、ディレクターは顧客とクリエイターの架け橋でもあります。必然的にコミュニケーション量が多くなりがちで、常に方々から声をかけられる対象です。コミュニケーションというと一見良い行いに見えますが、ディレクターの集中という意味では障害にもなり得ます。

いずれにしてもクリエイターに比べると、深い知的思考を用いないシャローワークがディレクターに集中する可能性は高いのではないでしょうか。ディレクターは目の前に現れた業務に「反射する」ような仕事をしていると、本来やるべき業務遂行の時間をみるみる失っていきます。

ディレクターのやるべき仕事

では、ディレクターがやるべき仕事とは何なのでしょうか?

ディレクターはプロジェクトを統括する職種ですが、その役割は多岐に渡り、組織によって異なります。しかし、基本的な「プロジェクトを成功させる」という役割はどの組織のディレクターにも該当すると思います。

プロジェクトを成功させるためには目標に向かってプロジェクトを推進し、完了させなければなりません。具体的には以下のような業務です。

  • 意思決定をする(させる)
  • 成果物を完成させる

例えば、システムの仕様を決定したとき、ワイヤーフレームを完成・提出したとき、クリエイターに指示を出したときなどがプロジェクト進行に繋がる業務と言えます。

ディレクターの重要な仕事は大抵重い

プロジェクトを進行させる業務は大抵重量があります。

  • 調査・分析
  • 企画・プランニング
  • 設計
  • ドキュメント作成

いずれもおおよそ1、2時間でできる業務ではありません。(少なくても私はHOME画面のワイヤーフレームを1~2時間で制作することはできません。)

重要な仕事には思考能力が求められます。そのほとんどは即座にさばけるシャローワークと異なり、 丸一日、数日熟考するようなものばかりです。当然ながらこのような重い仕事を細切れの時間に分けて、数日に渡って処理していては、良いアウトプットはできません。

このようなディレクターの重要な仕事は、深く思慮をめぐらし、熟考するディープワークで遂行すべきべき仕事と言えます。

では実際にどのようにしてディープワークに取り組めば良いのかを説明していきます。

時間をまとめてゾーンに入ること

ディープワークの基本は「時間をまとめて集中すること」です。

ものごとに取り組んでいる際、時間も飲食も忘れてのめり込んだことはありませんか?これは集中力が最高潮に達している状態で通称ゾーンと呼びます。(他にもフロー、無我の境地などとも言います。)

人はゾーンに入っている状態だと、非常に高い生産能力を発揮します。

しかし、ゾーンはスイッチのON/OFFのように即座に切り替えることは出来ません。徐々に助走をつけるように集中力を高めてゾーンに入っていくのが一般的です。

徐々に助走をつけて集中するためには、まとまった時間が必要です。5分や10分といった小刻みの時間では助走が足りず、普通の人はゾーンに入れません。 また、一度注意散漫となってしまうと助走は1からやり直しです。

(一説によると集中に要する時間は23分くらいだとか。「23分 集中」などで検索してみてください。)

つまり、ディレクターは10分仕事をしては声をかけられたり、メールをしたりといったことを繰り返している限り、ゾーンに入れず、一向に高い品質のアウトプットができないのです。

ビジネス界の著名人も時間をまとめるよう推奨している

37シグナルズのジェイソンフリードは著書でこのように述べています。(余談ですが私はジェイソンフリードが好きです。)

あなたはひとりきりモードに入らなければならない。ひとりだけの長い一続きの時間にこそ生産性は最も高くなる。タスクを行き来して集中力を移していかなくともよければ、多くの仕事を終えることができるのだ。
~中略~
このモードに入るには時間がかかるし、邪魔が入るのを避ける必要がある。それはレム睡眠のようなものだ。すぐにレム睡眠に入れるわけではない。まず最初に寝てからレム睡眠への準備が整う。どのような中断があっても最初からやり直しとなる。
~中略~
半日はひとりだけの時間のために取っておくという仕事のルールを設定することもできる。午前10時から午後2時までは誰も他の人と話してはいけないことにする。あるいは1日の前半または後半をひとりだけの時間とする。

ジェイソン・フリード、デイヴィッド・ハイネマイヤー・ハンソン 「小さなチーム、大きな仕事」 より

※一部のみ抜粋しましたが、上記著書の108ページから110ページは必読です。

また、ジェイソンフリードだけでなく、かのドラッカーも著書で似たようなことを述べています。

時間は、大きなまとまりにする必要がある。小さなまとまりでは、いかに合計が多くとも役に立たない。このことは、特に人と働く場合の時間の使い方についていえる。人というものは時間の消費者であり、多くは時間の浪費者である。人のために時間を数分使うことは、全く非生産的である。

ピーター・ドラッカー「プロフェッショナルの条件」より

このようにビジネス界の著名人たちも時間をまとめる必要性を述べています。高い品質のアウトプットを目指すのであれば時間をまとめてゾーンに入る体制を整えましょう。

重量タスクは1日にいくつも処理できない

前述の通り、ディレクターの重要な仕事は大抵重量があります。故にそもそも1日に多くのタスクを遂行することはできないのです。

ちなみに私が以前在籍していた会社で、とある部下のタスクリストを見たことがありました。そこには以下のように書かれていました。

  • SEOキーワード調査
  • 競合他社サイト調査
  • HOMEワイヤーフレーム作成
  • A社用提案書

これはあまりにも無謀です。たしかに重要な仕事ばかりですが、いずれもじっくり向き合う必要があり、とても8時間で完遂することはできません。(少なくとも私には無理です。)

実施する気のないタスクリストは無意味です。下手すればタスクに対する責任感と緊張感を損ねます。仕事のスピードに自信がある人であっても、1日のタスクは本当に重要な1~3つ程度に留めて、現実味のあるタスクリストを作るようにしましょう。

シャローワークとうまく付き合う

ディレクターには重量級の仕事もありますが、書類仕事などの軽量で細かい、いわゆるシャローワークがどうしても生じます。そして、これらの業務も決してないがしろにはできません。ディレクターはディープワークだけでなく、シャローワークとうまく付き合う能力も求められます。

まとめて処理する

基本はシャローワークはまとめて処理することです。ディープワーク→シャローワークの繰り返しではディープワークの妨げになります。シャローワークのための時間を設けて、極力まとめて対応するようにしましょう。

助走に使う

人によっては朝からいきなり重量のある仕事に入れない人もいます。そのような人は、比較的軽量なシャローワークを助走として処理するのも良いかもしれません。

コミュニケーションの精度を上げる

よく「ディレクターはコミュニケーションが重要」と耳にします。この意見に異論はありません。しかし、常に他社と接続した状態では注意散漫になり、ディープワークは実現できません。ディレクターの以下の点に注意しながらコミュニケーションに望むべきでしょう。

指示の精度を上げる

チャットや口頭でクリエイターとのやり取りが多くなっているディレクターは、そもそもドキュメントや指示出しが甘い可能性があります。指示の内容が曖昧であればクリエイターもディレクターに再確認せざるを得ません。結果としてコミュニケーションの量が増え、自身のディープワークの時間を失わせます。

ディレクターは極力、確認が不要な指示出しを意識しましょう。

キャッチボールを減らす

メールは極力キャッチボールが減るように努めるべきです。(チャットや口頭でも同じです。)

自分「お打ち合わせしませんか?」

顧客「はい。いいですよ」

自分「日程いつがいいですか?」

顧客 「〇日ですかね?」

自分「〇日空いてないんですよー」

顧客「〇日はどうですか?」

自分「OKです。」

これは分かりやすくするために極端に表現しましたが、顧客が1回返信すれば終えられる内容だったはずです。

自分「お打ち合わせしましょう。〇日、 〇日、 〇日、 〇日、 でご都合いかがですか?」

顧客「〇日がいいですね」

自分「OKです。」

カルニューポートの著書にも近いことが書かれていますがメールに関しては、「このメールの目的は?そしてこの目的を達成するために最も効率的な進め方は?」という点を意識しながら執筆するようにしましょう。

周囲の協力を得る

とはいえ、あまりもコミュニケーションが取れないディレクターも問題です。このあたりは、組織やチームとしてルールを設けたり配慮することも大切だと思っています。

例えば、指示書に関する質疑応答は前日夕方のシャローワークモードの時にしてもらうとか、会議室にこもっているときは極力話しかけないでほしいとアナウンスするとか、いくらでもやりようはあると思います。

とにかく大切なのは「ディープワークの時間を確保して守ることです。」

(余談ですが僕は会社員時代、気軽に話かけられるのが嫌すぎていつも会議室に籠っていて、めちゃくちゃ話しかけづらかったらしいです。部長だったのに最悪な奴でしたね笑。そうならないようにコミュニケーションにはルールが必要です。)

ディープワークの3つのタイプ

ディープワークの基本は時間をまとめて集中することですが、時間のまとめ方には3つのタイプがあります。自身のスタイルにマッチする方法で望むと良いでしょう。

二方式の考え方

明確に決められた一定時間、ディープ・ワークに打ち込み、残りは他の全てのための時間として使う方法。

この方法は、週単位、月単位、年単位でディープワークとそれ以外の時間を明確に区切る方法です。1週間のうち4日をディープワークに活用し、残りをそれ以外の時間に活用するなどです。特徴としては最低単位が1日でまとまりが大きい点です。

1日の中でシャローワークを完全に絶てるなど、ある程度、自身の時間をコントロールすることができる方向けの方法かもしれません。

リズミックな考え方

ディープワークを単純な一定の習慣にしてリズムを作り出す方法

この方法はディープワークを日課にするなどしてリズムを作る方法です。例えば、毎朝5時~7時まではディープワークの時間とするなど、一定のリズムでディープワークを実施します。

ディレクターを含む一般的な知識労働に従事している方は、1日全てをディープワークに充てるのは難しく、どうしてもシャローワークが発生します。そのため、1日の中で時間を区切ってディープワークを実施するリズミックな考え方は最もオーソドックスな方法と言えるかもしれません。

ジャーナリスト的考え方

ディープワークが可能なところへはどこでも組み入れる方法。

この方法は素人には向いていません。要は空き時間があれば即座にシャローワークからディープワークモードに切り替えるという方法です。一気に集中することができる人には向いていますが、普通は即座に集中はできません。

しかし、外部と接触が多いディレクターは「ジャーナリスト的な考え方」のように即座にスイッチを切り替えられると非常に強力です。集中の助走を短くできるように集中力を高めるトレーニングに励むのも良いかもしれません。(カルニューポートの著書に集中力を高めるトレーニング方法も記載されています。)

自分に合った方法で良い

これらの方法はどれか1つを選択しなければならないわけではありません。自分の仕事内容や人間性にあった方法を選択すれば良いでしょう。

例えば、私はリズミックな考え方を基本として、二方式のエッセンスをミックスするようなスタイルでディープワークに励んでいます。基本的にAMはディープワークの時間としてシャローワークには手を出しません(助走には使います)。また、もしシャローワークをまとめられるのであればシャローワークの日、ディープワークの日と日単位で調整するような二方式に近い形で調整しています。

ディープワークのテクニック

カルニューポートの著書にディープワークを推進するためのポイントが書かれています。いくつか抜粋して紹介します。

儀式を行う

儀式とは、例えば、ディープワークのためだけに使える場所を作る、ネットを禁止する、おいしいコーヒーを飲む、などです。これらはあくまで一例です。要は「ディープワークを始めるぞ」というゾーンに入るための手助けができれば良いということです。

缶詰めになる

新幹線や飛行機で仕事をした際にやたら仕事が進んだ経験はありませんか?

これは他に気を散らすことが無い集中できる空間だからという単純な理由です。ビルゲイツの「考える週」は有名ですが、どこかに閉じこもるというのは注意散漫を防ぎ、深い集中力を生み出すことができるのです。

休む

極度の集中は1~4時間程度しか続きません。ディープワークに励めば、1日の中で使える集中力は営業時間の中で使い切ってしまうでしょう。従って、夕方以降に行う仕事は大抵集中力に欠き、大した成果を生み出せません。

夜は仕事を忘れてきちんと休息をとることも大切です。

SNSやネットとうまく付き合う

SNSやネットは常にディープワークの敵になり得ます。twitterやインスタ、ニュースサイトは注意散漫の罠を貼りめぐらせています。しかし、一方でSNSはうまく活用すればビジネスで重要な役割を担ってくれます。このあたりは線引きが非常に難しいのですが、カルニューポート曰く、SNSは

マイナスの影響を上回る十分なプラスの影響があると判断したツールのみ使い続けるのだ

と記してます。要はうまく付き合えということなのですが、実際に判断することは難しいものです。判断が難しい場合は、以下の視点で検討しても良いと書かれています。

  • 30日間利用を辞めてみて、もし使っていたら停止していた30日間はよくなっていただろうか?
  • 仕事上で最も重要な取り組みに著しいプラスの影響があるか否か
  • あなたの時間と注意力を妨げたことを埋め合わせるだけの十分なメリットがあるか否か

ちなみに私は主に出勤前、昼休憩、業務後、ちょっとした休憩時や移動時にSNSを活用しています。慣性で覗いてしまわないようにしています。

ディープワークまとめ

ここまでディープワークについて書いてきましたが、簡単にまとめると以下のようになります。

  • シャローワークとディープワークを理解する
  • シャローワークとディープワークの時間を明確に分ける
  • 自分に合った方法でディープワークに望む
  • ディープワークの効果を高める工夫をする

いかがでしたか?
忙しくていつも時間に追われているディレクターは、おそらくシャローワークばかりに手を出していると思います。一度勇気を振り絞ってシャローワークを脇に置き、ディープワークを優先して実践してみてください。

以下、おまけです。

キオミルのディープワークへの取り組み

キオミルでは実際にディープワークによるワークスタイルを積極的に導入しています。SNSやネットサーフィンなど、強制しづらい部分もありますので、大半は各自の裁量に任せていますが、以下の取り組みが存在しています。

業務開始~昼食までは原則話しかけ禁止

キオミルの始業は9時30分からです。始業後はタスクの確認などを手短に終えて各自業務に入ります。その後は基本的に声かけ禁止です。チャットの返信も不要です。※ちなみに出社義務はないため、集中できる場所で業務でもOKです。

この取り組みの意図としては、ディープワークの「リズミックな考え方」をベースにしています。

キオミルのスタッフはいずれも朝派です。午前中(厳密には昼食まで)に高い生産力を発揮するため、注意散漫を防ぐために不要なコミュニケーションを禁止としています。

これはもちろん原則です。緊急の対応、業務上、やむを得ない確認などは仕方ありません。しかし、声をかける前に「今相手の集中力を奪ってまで確認する必要はあるのか?」は意識するようにしています。例えば、声をかけるにしても相手が自ら席を立ったタイミングなど、相手の集中に対して最大限配慮するようにしています。

午後は午前に比べると比較的緩やかに仕事を行うため、あまり厳しい取り決めはありません。あまりにもコミュニケーションが無い組織も寂しいですからね。

また、現在はメンバーが少なく、各自経験値も豊富なため、OJT業務などの必要が無いために実現できている面もあります。 経験の浅いメンバーがジョインした際にはこの取り組みは再度検討の余地があると考えています。

軽量タスクは処理日や処理時間をまとめる

この記事ではディレクターのディープワークの取組み方を書いてきましたが、ディレクターがクリエイターに指示を出す際もディープワークのエッセンスは活用できます。

例えば、細々とした修正タスクなどは五月雨でクリエイターに依頼するのではなく、極力ディレクターでプールさせるなどしてある程度まとめてから依頼をするようにしています。

五月雨は、「メイン業務→修正→メイン業務→修正」でなり、集中するのが難しくなります。一方で「メイン業務→まとめて修正」であれば、クリエイターもディープワークを実践しやすくなります。

電話や問い合わせ対応は原則ディレクター(椿坂)が対応する

問い合わせや急な電話は集中を奪います。つまりディープワークにとっては敵です。キオミルはまだ露出が少ないため、問い合わせに追われるようなことはありません。それでも電話や問い合わせは散発的に入ってきます。これらの業務は現時点では全てディレクターである椿坂が全て対応し、集中力欠如の犠牲者を減らすようにしています(笑)。

今後、電話の量が増えてきた場合には電話代行導入を検討予定です。

顧客とのやりとりにチャットツールは使わない

チャットのようなインスタントメッセージは非常に便利です。しかし一方で、常に接続されている状態を生み出すため、ディープワークの妨げにもなり得ます。

活用する場合には明確な運用ルールを設けなければ、メッセージに囚われ、生産性が上がるばかりか下がってしまう危険性もあります。

このようなツールを顧客とシェアするのは危険です。仲間と異なり、ルールの共有が難しく、メッセージへの返答に対する責任も重くなりがちです。

チャットが不慣れな顧客の場合、チャットの気軽さからメッセージの内容を精査せずに送付する可能性もあります。内容を吟味して送るメールであれば1通で終わったものが、チャットだと何10回もやり取りする送る羽目になり、結局工数が増えることも考えられます。

今後、簡易コンサルなどでは顧客とチャットを用いてやりとりする可能性はありますが、制作プロジェクトの進行においてはチャットの使用は避ける予定です。

以上。キオミルの取り組みでした。

この記事の執筆者

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Yasuyuki Tsubakizaka

1988年生まれ。福井県出身。キオミル株式会社代表取締役。大学卒業後に都内Web制作会社に入社。2018年の退職までに300社以上のWebサイトをディレクション。2018年9月にキオミル株式会社を設立。得意領域はBtoBマーケティング、Webディレクション、プロジェクトマネジメント、法人営業、組織マネジメント。
「小さくても強くて優しい組織」を目指して、苦悩しつつも前向きに会社を経営中。ちなみにWeb制作業界に入った元々の理由は「なんとなくカッコいいから」。趣味は料理。

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