リモートワークでも生産性を上げるコミュニケーションのコツとは？実際の作業環境もご紹介

はじめまして。2023年1月に入社しました、キオミル株式会社の西村です。
キオミルメンバーは東京、埼玉、岐阜、大阪、兵庫と全国に散らばっており、社会情勢が落ち着いた現在も、それぞれのライフスタイルに合わせてリモートワークを導入した勤務体制になっています。

私は前職では完全出勤のスタイルだったこともあり、入社してまず戸惑ったのが「リモートワークでのコミュニケーションの取り方」でした。

今回は初めてのリモートワークで経験して感じた難しさや、オンラインコミュニケーションで心がけたいポイント、キオミルで実際に使っているツールや作業環境について紹介していきます。

オンラインコミュニケーションの難しさ

リモートワークの良いところは、通勤のストレス軽減や子どもの体調不良による急なお迎え要請に駆けつけられるなど、ワークライフバランスの保ちやすさです。しかし、顔が見えない状況でのコミュニケーションの取り方について課題を感じる場面もありました。

相手の状況が分かりづらい

オフィスに出勤し、同じ空間で働いていれば、相手の忙しさや声をかけていいタイミングなど、状況をうかがい知ることができます。しかし、リモートワークだと相手の状況が見えづらいため、初めのうちはタイミングがなかなかつかめず相手の手を止めてしまい、迷惑をかけてしまいました。

雑談する機会が少ない

リモートワークの場合、すれ違いざまのあいさつや軽い立ち話がなく、仕事以外のコミュニケーションが希薄になりがちです。そのため、寂しさを感じることもありましたし、雑談から生まれるイノベーションやアイディア創出機会もなく、自己完結に陥りがちでした。

意図せぬ誤解が生じやすい

オンラインコミュニケーションはテキストでのやりとりが中心です。そのため、伝えたいことがうまく伝わらなかったり、相手の言いたいことをきちんと理解できなかったりして、解釈の間違いが生じがちです。

冷たい印象で伝わりがち

オンラインコミュニケーションの場合、表情・視線・声のトーン・話すスピードなど非言語的コミュニケーションが取れません。そのため、相手の感情や雰囲気を読み取るのが難しく、情報量が少ないために不安に思うこともありました。

オンラインコミュニケーションで心がけたいポイント

リモートワークだと相手の状況が見えないために、「今忙しくないだろうか」「こんな質問をしたら能力が低いと思われるのではないか」と悩むことがありました。相手が自分をどう思うか、どんな反応をするかを気にしすぎてしまったんです。しかし今は、以下に挙げるポイントを心がけていることで、リモートワークでも不安なく働けています。
キオミルでの取り組みや自分なりに今も心がけているポイントをあげていきます。

事前に準備する

口頭で確認したいことがあるときは、「ここについて質問したいので、都合の良い時間を教えていただけますか？」と事前にアポを取るようにしています。また、相手に必要以上に時間を取らせることがないよう、質問事項をあらかじめまとめておくことも心がけています。

遠慮しすぎない

相手を気遣い尊重することは大切です。しかし、相手のことを気にしすぎて必要なコミュニケーションを遠慮していたら、仕事も進めにくいです。
デザインをしていて煮詰まってしまったときは、先輩デザイナーさんに声をかけ、悩みを相談し、フィードバックをいただくようにしています。そうすると、自分では気づかなかったアイディアが生まれたり、品質を高めたりすることができます。ときには遠慮なくグイグイいくことで、デザインの引き出しが増え、成長にも繋がっていきます。

相手に伝わる文章

急いでいるときや時間がないときほど言葉を省略してしまいがちです。だからこそ、オンラインコミュニケーションでは「誰が」「どうする」といった主語・述語を組み立てて、相手に伝わりやすい文章を心がけています。そうすることで、逆に無駄なやり取りを減らすことができます。また、解釈の間違いを防ぐために、「〇〇の認識で合っていますか？」と確認することで、情報への認識を統一することができます。

絵文字や「！」で感情を表現する

テキストコミュニケーションの場合、絵文字を使ったり、語尾に「！」を活用したりすることによって、相手に対して感情や微妙なニュアンスが伝わりやすくなります。
キオミルでは、社内コミュニケーションとしてslackを使用していますが、文章にも頻繁に「！」を入れたり、メッセージに対するリアクションとして絵文字を用いたりしています。

レスポンスは迅速に

リモートワークは、オフィスでの業務と比べると相手の様子をうかがい知ることが難しいです。そのため、メッセージに対するリアクションがないと、忙しくて対応できていないのか、単に通知を見過ごしてしまっているのかも分からないまま不安な気持ちで相手の反応を待つことになります。また、レスポンスが遅いせいで業務が進めにくくなり、効率が落ちてしまうこともあるでしょう。
キオミルでは、極力早くリアクションすることがルールとなっています。

キオミルの作業環境

ここからは、キオミルでコミュニケーションを円滑にするために使用している主なツールをご紹介します。どのように活用しているかまとめていますので、ご参考ください。

Asana

プロジェクトやタスクの管理に使用しています。
「誰が何をやっているか全体を把握できない」といったことを見える化することができます。また、それぞれのタスクごとにコメントを投稿できる機能があるため、より明確にそのタスクについてのコミュニケーションを取ることができます。

Slack

社内のテキストコミュニケーションとして使用しています。
主に、始業時に当日の予定を共有したり、終業時に進捗実績を報告したりといった勤怠連絡に活用しています。ほかにも、質問コーナーや勉強会、情報共有チャンネルがあり、ツールやノウハウを共有しあうのに役立っています。

チャンネルに投稿すると、社内メンバーが応えてくれたり、困ったときは手を差し伸べてくれたりします。

Discord

バーチャルオフィスとして使用しています。
キオミルではDiscordのボイスチャンネルをオフィスに見立て、以下のような部屋割りをして活用しています。

・オフィス
ワークスペース。主にこちらのチャンネルに出社します。

・会議室（2部屋）
文章でのやり取りでは難しい場合や社内の打ち合わせなどに使用する部屋。

・打ち合わせ中
外部との打ち合わせをするときに移動する部屋。

・外出、離席
お昼休みで席を外すときなどに移動する部屋。

・集中モード
作業に集中するため極力話しかけられたくないときや、納品や公開など注意力を要する作業を行うときに籠る部屋。

キオミルのメンバーは、Discordに常時接続した状態で、このボイスチャンネルのどこかに入室します。
オンラインで見えにくくなっていたメンバーの勤務状況が視覚的に分かり、同じ空間で仕事をしている温度感を感じることができます。
たまにうっかりミュートが外れていて、独り言を聞かれてしまい、恥ずかしい失敗をするときもあります。そんなときは、メンバーが優しく「ミュート外れてるよ〜！」とお知らせしてくれます……笑（私も経験しました）

さいごに

キオミルで働くメンバーは、パートさんを含め11人になりました！
今後、オフィスをもう少し広いところへ移転する予定です。オフィスの環境が整い次第、週の一部を出社日にする方向で検討中とのこと。
リモートワークだけだと、どうしても仕事上で直接的に関わりのあるメンバーとのコミュニケーションが中心でしたが、これからはオフィスでのコミュニケーションも増え、より生産性の向上に繋がっていくことでしょう！

私自身、まだまだ手探りなことも多い状態なので、少しでも早く成長できるように努力していきたいと思います。
この記事が同じような境遇の人の役に立つことができれば嬉しいです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。