【無料テンプレあり】議事録の書き方を徹底解説
2024.10.29

山内 飛勇
みなさん、こんにちは!キオミルでコーダーをしている山内です。社内の会議や打ち合わせで「この会議、議事録お願い!」と言われることが多い私ですが、今回は初めて議事録を作る方でも安心して議事録が取れるコツをみなさんにシェアしたいと思います。議事録は、ただ話をそのまま書き留めるだけではなく、重要なポイントをしっかり押さえてまとめることが大切です。後から見ても分かりやすいように整理しておくと、会議の内容がスムーズに入ってきて次のアクションに繋がります。「議事録なんて難しそう……」と思っている方も大丈夫です!この記事を読めば、要点を押さえた分かりやすい議事録が作れるようになりますので、ぜひ気軽に読んでみてくださいね!
目次
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議事録には、主に以下の4つの目的があります。どのような意味があり、どのような目的で議事録を作るのかを、まずは理解しましょう。
議事録の最も大切なもくて目的は、「決定事項をちゃんと記録すること」です。会議では、いろんな意見が飛び交い、最終的に何かを決めることが多いですよね。でも、その決定事項が正確に記録されていないと、後で「言った、言わない」のトラブルになりかねません。
「何を決めたか」
「誰が何を担当するか」
「いつまでにやるか」
これらのポイントが記録されていないと、後で「あのときどうだったっけ?」といった混乱が生じることも。そのような事態を防ぐために、決定事項は会議の中で最も重要なポイントとしてしっかり記録しましょう!
また、決定事項には必ず期限や目標を一緒に記録しておきましょう特に案件が関わる場合は、各タスクに対して「いつまでに完了するか」を明確にすることで、効率的に進行させることができます。
このとき、「これが決まりました!」というだけでなく、誰がどの部分を担当するのか詳細を書いておくと分かりやすいです。
議事録は、会議が終わった後に決定事項を共有するのに役立ちます。みんなが決定事項を把握していないと、案件がうまく進まなかったり、役割分担ができずに作業に遅れが発生したりします。そのため、議事録はメモとして残すだけではなく、できるだけ早く共有してみんなが確認できるようにすることが重要です。
会議で話し合った内容を、詳しく整理しておくことはとても大事です。「誰が」「何を」「いつまで」にやるのかが分かれば、全員が迷わずに作業を進められます。もし決まったことが曖昧だと、「誰が何を担当するんだっけ?」と混乱してしまう可能性もあります。したがって、会議後の実行をスムーズにするために、アクションを明確にすることが欠かせません!
ここで便利なのが「Who」「What」「When」といった5W1Hの考え方です。これを使って整理すれば、誰がどの役割を持っているのかが明確になり、メンバーが自分の役割をしっかり理解して、円滑に作業を進められます。特に、「When」で期限を設定することは大切です。期限が定められていないと、つい後回しにしてしまいがちですし、案件の進行が遅れることもあります。タスクに「いつまでに終わらせるのか」をきちんと決めておくのがポイントです。
会議やミーティングで決まったことをチーム全員に共有することは、プロジェクトを効率的に進めるためにとても大切です。特に、会議に参加できなかったメンバーがいる場合、会議の内容をしっかり伝えておかないと、後で混乱が起こることもあります。そこで議事録が役立ちます!
議事録は、会議で話し合われた内容を要点でまとめるツールです。発言をすべて記録するのではなく、重要なポイントや決定事項だけを分かりやすく書き出すので、参加できなかった人もすぐに会議の流れや結果を理解でき、すぐに行動に移せます。また、後からプロジェクトに加わるメンバーにとっても、過去の議事録を読めばすぐに状況を把握できるので、業務がスムーズに進みます。このように、議事録は情報共有をスムーズにして、チーム全体が同じ認識を持って動けるようにするための重要なコミュニケーションツールなのです。
議事録には、単なる会議の記録だけでなく、その後の進捗管理やフォローアップに役立てるという目的もあります。プロジェクトがまたいで進行しているときや、複数のチームが関わっているときは、議事録が効果を発揮します。
議事録に「誰が何を担当して、いつまでにやるか」がしっかり書かれていれば、メンバーは自分の役割を確認して、次に何をするべきかがはっきり分かります。会議で決まったアクションプランや重要な決定事項が議事録にまとまっていれば、それを見ながらプロジェクトが計画通り進んでいるかどうかを追いかけるのも簡単です。担当者に進捗状況を尋ねたり、タスクが終わっているかどうかをチェックしたりすることで、遅れが出ていないかを確認するのにも役立ちます。
議事録を使った進捗管理は、フォローアップにも活躍します。会議で決まった内容がちゃんと実行されているかを次の会議で確認することで、プロジェクトの進行がしっかり把握できます。もしタスクが滞っている場合は、適切な策をすぐに実行したり、リソースを調整したりして、問題解決できます。
ちなみに、進捗管理にはタスク管理ツールを使うのもおすすめです。例えば、Backlogは、案件の進行状況をリストやガントチャートで確認できます。複数のプロジェクトを同時並行で進めるときにも便利です! Slackと連携すればリアルタイムで進捗を共有できるので、かなりおすすめです。
議事録は、決定事項を後から確認するための資料としても役立ちます。プロジェクトが長期間にわたる場合や、複数回の会議を経て進んでいくときには、「どの会議で何が決まったか」「どのタスクがどの段階で終わったか」をチェックするのに過去の議事録を参照できます。これで、進捗を一貫して追跡でき、プロジェクト全体がスムーズに進行しているか確認できます。
ここからは、議事録を取る前の「事前準備」について解説します。。しっかり準備しておくことで、会議中にスムーズに記録ができて、抜け漏れのない議事録を作成できますよ。準備段階で押さえておきたいポイントを3つ紹介します。
会議前に、アジェンダを確認しておくことは大切です。アジェンダとは「議題」を意味し、会議の進行表や骨組みのようなもので、議事録を取る際の指針になります。
例えば、Web制作の現場では、デザインや開発、SEOや広告運用など幅広い課題が話し合われます。以下はある会議のアジェンダの例ですが、それぞれのポイントを事前に頭に入れておくと、会議の進行がスムーズになります。
事前にアジェンダを確認しておくことで、会議中にどこを重点的に記録すべきかが分かります。会議中に焦ることなく、しっかり内容を記録できます。タスク管理やフォローアップもバッチリです!
会議前に資料が配られている場合は、必ず確認しておきましょう! Web制作の現場ではクライアント向けの提案資料や進捗レポート、SEOに関する資料などが会議前に配布されることが多いです。事前に資料を確認しておくと、ディスカッションが円滑に進みます。
例えば、デザイン案やワイヤーフレームなどがテーマの場合、これらをしっかり確認しておくことで、会議中に的確な意見を提案でき、合意形成もスムーズです。また、クライアントの納期や予算に関する資料も事前にチェックしておけば、会議中に現実的なスケジュールや見積もりを提案できます。
最後に、会議に参加するメンバーを把握しておくことも重要です。参加者の役職や担当プロジェクトを事前に理解しておけば、誰の発言がプロジェクトにとって重要かがすぐに分かります。特に、クライアント担当者やプロジェクトマネージャーの発言は、プロジェクトの方向性に大きな影響を与えるので、しっかり記録しておくべきです。
また、参加者を事前に把握しておくことで、会議後のフォローアップもスムーズになります。誰に何を確認すればいいのかが明確になり、タスク管理がしやすくなりますよ。
しっかりと事前準備をしたら、いよいよ会議に臨みます。会議の最中、議事録担当者は議題に参加しながら、「メモ」を取りましょう。会議中のメモは、後で議事録をまとめるためにとても大事なステップです。ここでは、効果的にメモを取るためのポイントを7つご紹介します!
議事録の初心者は、参加者の話すスピードが早くて聞き取るだけで精一杯になってしまい、メモがおざなりになりがちですよね。初めのころは、落ち着いてメモを取ることだけに集中しましょう。そうすることで徐々に慣れ、メモを取るスピードが上がっていきます。ツールはなんでも構いません。後で見返すようなのでmacだと標準でついているメモなどを使うといいと思います。
会議中は、すべての発言を逐一書き留めるのではなく、重要なポイントや決定事項に集中してメモを取るのがコツです。結論、アクションプラン、責任者、期限など、今後の業務に影響を与える部分だけに絞って記録しましょう。議事録の目的「アクションの明確化」でお伝えしたように、5W1Hに注目するのがおすすめです。例えば、以下のようなイメージです。
「では、山田さんはデザイン案を来週金曜日までに提出してください」という発言の場合……
Who=山田さん、What=デザイン案、When=来週金曜日
議事録で大切なのは、その発言を誰がしたのかという点です。発言者の名前も一緒にメモしておくと、誰が何を言ったのか後で確認するのが楽ですよね!重要な決定や方針に関わる発言は、発言者と一緒に記録しておけば、後で確認が必要になったときに役立ちます。
なお、社内のみで閲覧する議事録の場合、参加者一覧とともに(敬称略)と記載することで、議事録本文では敬称表現を省略することができます。メモはあくまでメモなので、会議中にメモを取る段階でも、わざわざ「○○さん」「○○部長」と敬称まで書く必要はありません。
上司の佐藤さんが「では、山田さんはデザイン案を来週金曜日までに提出してください」と発言した場合……
発言者のメモは「佐藤」でOK
※なお、キオミルでは慣例的に、議事録にも「○○さん」と敬称をつけています。社内文章からも、上司や先輩との距離の近さを感じます!
会議中のメモは、一言一句正確に書き留める必要はありません。単語を箇条書きでまとめると、すっきり整理されて見やすくなります。
また、単語や短いフレーズだけを書き留めることで、メモを取るスピードもアップします! 会議の流れに追いつけなくなる心配も減ります。箇条書きで整理されていると、後で見返したときに情報が一目で分かるので、必要な情報をすぐにチェックできて便利です。
例えば、こんな感じです!
上司の佐藤さんが「では、山田さんはデザイン案を来週金曜日までに提出してください」と発言した場合……
聞き取るべき要点は、Who=山田さん、What=デザイン案、When=来週金曜日
発言者は「佐藤」
記入例: 佐藤「山田 デザイン案 来週金曜まで」
こんな風に、シンプルに要点だけまとめると、後で整理するときも楽ですよね!
会議中に不明確な点や確認が必要な部分があれば、それも忘れずにメモしておくと便利です。会議後のフォローアップをするときにもすぐに確認できて、タスクの抜け漏れを防げます。
記入例:「新しいツールの導入は誰が担当?要確認」
メモを取るときは、自分の意見や解釈を入れずに、事実に基づいて書くことが大切です。特に、決定事項やタスクは、発言者が言ったことをそのまま正確に記録しましょう。後で見返したときに誤解がないように、シンプルにまとめるのがポイントです。
会議中に「これ、大事だな」と思ったら、その場で印をつけたり、強調したりしておきましょう。星マークやハイライトを使うと、後で議事録を作るときにすぐ確認できて便利ですよ。重要な部分を見逃さないためのちょっとした工夫です!
会議が終わった後は、メモをもとに議事録を作成します。冒頭で「議事録の目的」としてご紹介したように、会議で話し合われた内容や決定事項、プランをしっかりまとめましょう。議事録を作成する際に気を付けるべきポイントを5つご紹介します。
会議中に取ったメモを見直して、すべてを記録するのではなく、重要なポイントに絞って内容を整理しましょう。そうすると、議事録が分かりやすくなります。
議事録やメモを作成するときは、フォーマットを揃えて書くことがとても大事です。書式がバラバラだと、理解しにくくなってしまいます。揃えることで、見やすく、理解しやすくなり、あとで確認するときも内容が入ってきやすくなりスムーズになります。
議事録やメモを作成するときは、フォーマットを揃えて書くことがとても大事です。書式がバラバラだと、理解しにくくなってしまいます。揃えることで、見やすく、理解しやすくなり、あとで確認するときも内容が入ってきやすくなりスムーズになります。
一般的な議事録の構成はこんな感じです。会議の種類やよく話し合われるテーマに合わせてアレンジしてもよいでしょう。
先ほど「メモの取り方」でも解説したように、議事録は事実に基づき客観的に記録することが大切です。自分の意見や感想を入れたくなることもありますが、会議での発言はできるだけそのまま、発言者の意図を正確に記録しましょう。
主観が入ってしまうと、後で見返したときに解釈が変わってしまったり、誤解を生んでしまったりすることもあります。メモの段階で事実通りに書き留めることも大切ですが、そのメモをもとに議事録を書き進める際も、主観を入れず事実に基づいてまとめることを心がけましょう!
会議が終わったら、できるだけ早く議事録を作成して、その日のうちに共有するのが理想的です。時間が経つと内容を忘れてしまったり、タスクの進行が遅れたりするので、早めにまとめて共有しましょう。他のタスクがあると、議事録作成はつい後回しにしてしまいがちですが、全体の進捗を良くするためにもタイムリーに共有することを心がけましょう!
最後は、私が議事録作成に実際に使っているツールのご紹介です。議事録作成には、Google SpreadsheetやMicrosoft Wordなどのオンラインツールが便利です。リアルタイムで編集やコメントができるので、チーム全体で進捗を把握しやすくなります。さらに、backlogやSlackと連携すれば、進捗管理もバッチリです。
Google Spreadsheetは社内で書類作成によく使用されていて共有も容易なので、おすすめですよ。
普段社内で使用しているGoogle Spreadsheetのフォーマットになります。ダウンロードして実際に使用してみてください!
この議事録フォーマットは、会議の基本情報や参加者リストに加えて、議題ごとに「話し合った内容」「決まったこと」「次にやること」などをしっかり記録できるようになっています。担当者や締切も書き込むスペースがあり、次回ミーティングまでに何を進めるかが一目でわかるので、チーム全員が気持ちよく動けるツールになっていると思います。次回の予定や次の議事録担当者も決められるので、会議後の流れもスムーズに進められます!
議事録は、作成して共有が完了したら終わりではありません。ぜひ、進捗管理に役立てましょう。最後に、議事録共有後に取るべきアクションを3つご紹介します。
会議で決まったタスクやアクションがちゃんと進んでいるか、しっかり確認しましょう。担当者に進捗を確認したり、期限が守られているかをチェックしたりすることで、タスクの遅れや問題点を早めに発見できます。
定期的に進捗のミーティングをすると、進行をフォローアップできます。大きい案件や、複数のタスクを同時並行でこなしている場合は、こうした確認が役立ちます。
会議や議事録作成において、常に反省点や改善点を振り返ることが大切です。例えば、以下のような改善点が見つかることがあります。
また、これらの反省点はチーム全体で共有し、フィードバックを元に改善策を実行することが重要です。定期的に振り返りを行うことで、次回の会議の質が徐々に良くなり、チーム全体の効率も上がるはずです!
議事録は、会議やミーティングで話し合われた内容を今後のアクションに活かすための重要なツールです。事前準備を怠らず、目的や重要な議題を確認しておくことが大切です。会議中に分からないことがあれば、メモを取って後から整理・確認することで、徐々に成長できます。
議事録を単なる記録と思わずに、チーム全体を動かすための情報を共有するツールとして最大限に活用しましょう。作成した議事録を共有することで、会議での決定事項が業務に反映され、チームや会社の生産性が向上します。
これらを意識して、会議の内容を次のアクションに繋げていきましょう。ぜひ実践してみてください!
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
この記事の執筆者
山内 飛勇
2003年生まれ。大阪府出身。将来はパソコンを使った仕事がしたいと考え、Webやデザインの専門学校に入学。WordPressのエンジニアを目指して、成長できる環境を求め、キオミルに入社。趣味はアウトドア。登山やキャンプ、スノボが好き。
この記事の編集者
水島 なぎ
1985年生まれ。福井県出身。「書く・編む・正す ことばのよろず屋」を掲げる、フリーランスのライター・編集者・校正者。実用書系出版社の企画編集者として培った編集スキルやディレクションスキルを生かし、紙媒体やWebなど幅広い分野で活動中。正しい日本語、読みやすい日本語、誤解されにくい日本語への提案が得意。
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